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Medir la situación actual
Registrá frecuencia, tiempo por tarea, retrabajo y costo de los errores. Separá el tiempo activo de las esperas. Sin una línea de base, es difícil atribuir una mejora a la automatización.
Estimar el beneficio realizable
Las horas liberadas representan capacidad disponible. Solo se convierten en ahorro monetario cuando cambia efectivamente el gasto. Otros beneficios pueden ser mayor capacidad de atención, menos errores o un ciclo comercial más corto.
Incluir todos los costos
Contá desarrollo, integración, proveedores, mantenimiento, revisión y capacitación. Una estimación anual debe usar un período consistente para costos y beneficios. Prepará escenarios conservador, central y exigente.
Validar los supuestos en el piloto
Compará el proceso antes y después bajo condiciones similares. Revisá las excepciones y el trabajo que se desplazó a otra persona. Actualizá la estimación con evidencia antes de ampliar el alcance.
Un ejemplo para discutir los supuestos
- Si una tarea ocurre 100 veces al mes y ahorra 10 minutos por caso, libera unas 16,7 horas mensuales. Son cifras ilustrativas.
- Restá el tiempo de revisar excepciones y mantener el flujo antes de valorar esa capacidad.
- Compará el beneficio estimado con implementación, licencias y operación. Las horas liberadas solo tienen valor económico si pueden aprovecharse.
¿Cómo aplica esto a tu operación? Un primer diagnóstico ayuda a identificar datos, tareas y controles antes de construir.